Tôi kiếm sống bằng việc xây hệ thống, nên câu này nghe hơi ngược: phần lớn công việc trong một công ty nhỏ nên tiếp tục chạy trên Excel. Bảng tính rẻ, ai cũng biết dùng, sửa trong ba mươi giây, và không phụ thuộc vào ai để bảo trì. Đó là những ưu điểm thật, không nên vứt đi chỉ vì phần mềm nghe hiện đại hơn.
Vấn đề là Excel có một điểm gãy khá rõ. Biết điểm gãy đó nằm ở đâu sẽ giúp bạn tiết kiệm cả tiền lẫn thời gian.
Bốn dấu hiệu bảng tính đã hết vai trò
Nhiều người cùng sửa một file. Khi hai ba người cùng mở, bạn bắt đầu có bản sao, có file tên là bản cuối cùng và bản cuối cùng sửa lần hai. Excel không được sinh ra để nhiều người cùng ghi vào một chỗ, và mọi mẹo lách đều mong manh.
Không ai biết ai đã đổi con số. Một ô bị sửa, báo cáo lệch, và không có cách nào truy ra người sửa hay lý do. Khi con số bắt đầu dẫn tới quyết định về tiền, việc không truy được nguồn là một rủi ro thật.
Cùng một thao tác lặp lại mỗi ngày. Mỗi sáng có người mở file, dán dữ liệu từ chỗ khác vào, lọc, đổi định dạng rồi gửi đi. Thao tác giống hệt nhau, ngày nào cũng vậy. Đây chính là loại việc máy làm tốt hơn người, và cũng là loại việc khiến người ta chán việc.
File chậm tới mức phải chờ. Khi bảng tính nặng tới mức mở mất một phút, thường là vì nó đang gánh vai trò của một cơ sở dữ liệu chứ không còn là bảng tính nữa.
Khi nào nên giữ nguyên Excel
Nếu công việc chỉ có một người làm, mỗi tháng một lần, và cách làm vẫn còn đang thay đổi, thì Excel là lựa chọn đúng. Xây hệ thống cho một quy trình chưa ổn định là cách chắc chắn nhất để phải xây lại lần nữa.
Nếu việc đó đòi hỏi phán đoán ở gần như mọi trường hợp, ví dụ định giá theo từng khách hàng dựa trên quan hệ và lịch sử làm ăn, thì phần mềm cũng không giúp được nhiều. Máy làm tốt những việc có quy tắc viết ra được.
Và nếu bạn chưa đo được việc đó tốn bao nhiêu thời gian, hãy đo trước trong hai tuần. Nhiều quy trình nghe có vẻ nặng nhưng thực ra chỉ chiếm hai tiếng mỗi tháng, không đáng để đầu tư.
Ở giữa hai thái cực
Giữa bảng tính thủ công và một hệ thống đầy đủ còn một khoảng rộng mà nhiều công ty bỏ qua. Nhiều khi chỉ cần chuyển phần nhập liệu sang một biểu mẫu, để dữ liệu chảy thẳng vào một bảng có cấu trúc cố định, là đã giải quyết được phần lớn nỗi đau. Bảng tính vẫn còn đó, nhưng không còn ai gõ tay vào nó nữa.
Tôi thường bắt đầu từ đây khi làm việc với một nhóm lần đầu. Nó rẻ, nhìn thấy kết quả trong vài ngày, và nó cho cả hai bên biết liệu có đáng đi tiếp hay không.
Cách tự trả lời câu hỏi này
Hãy chọn một quy trình và trả lời ba câu: bao nhiêu người đang chạm vào nó, một tháng nó ngốn bao nhiêu giờ, và một lỗi ở đó thì tốn bao nhiêu. Nếu cả ba câu trả lời đều nhỏ, giữ Excel. Nếu có một câu lớn, đã đến lúc nói chuyện nghiêm túc.
Nếu bạn muốn một góc nhìn thứ hai về trường hợp của mình, kể cả khi câu trả lời của tôi là cứ giữ Excel, hãy mô tả quy trình ở trang dịch vụ.