Câu đầu tiên gần như ai cũng hỏi là bao nhiêu tiền. Câu trả lời thành thật nhất là còn tùy, nhưng trả lời như vậy thì vô ích. Điều hữu ích hơn là biết cái gì làm cho một hệ thống rẻ đi hay đắt lên, vì phần lớn những thứ đó nằm trong tay bạn chứ không nằm trong tay người xây.
Ba thứ quyết định chi phí
Thứ nhất là quy trình của bạn đã rõ tới đâu. Nếu bạn viết ra được các bước bằng lời, đủ để một nhân viên mới đọc và làm theo, thì phần lớn công việc khó đã xong. Nếu mỗi trường hợp lại xử lý một kiểu và phải hỏi ý người phụ trách, thì việc cần làm trước không phải là phần mềm, mà là thống nhất cách làm.
Thứ hai là dữ liệu của bạn đang nằm ở đâu và sạch tới mức nào. Một file Excel mà mỗi tháng một người đặt tên cột một kiểu sẽ tốn nhiều công hơn hẳn một file có cấu trúc cố định. Đây là phần hay bị đánh giá thấp nhất và cũng hay đội chi phí nhất.
Thứ ba là hệ thống phải nói chuyện với bao nhiêu công cụ khác. Một công cụ đứng riêng thì nhanh. Một công cụ phải lấy dữ liệu từ phần mềm kế toán, đẩy kết quả sang bảng báo cáo và gửi thông báo qua Zalo là ba đầu nối, mỗi đầu nối là một chỗ có thể hỏng và phải kiểm thử.
Vì sao cùng một yêu cầu lại ra hai mức giá
Hai trung tâm tiếng Anh cùng nói một câu giống nhau, là muốn tự động hóa việc chấm bài và theo dõi tiến độ học viên. Trung tâm thứ nhất có bộ tiêu chí chấm cố định, dùng chung cho mọi lớp. Trung tâm thứ hai để mỗi giáo viên tự chấm theo cảm nhận riêng.
Trung tâm thứ nhất là một dự án gọn. Trung tâm thứ hai, trước khi nói tới phần mềm, phải ngồi lại thống nhất thế nào là đạt. Cùng một câu yêu cầu, nhưng khối lượng công việc khác nhau rất xa.
Cách làm cho nó rẻ đi
Cách hiệu quả nhất là thu hẹp phạm vi. Hầu hết quy trình có phần lớn trường hợp lặp đi lặp lại giống hệt nhau, và một phần nhỏ là ngoại lệ. Nếu bạn để hệ thống lo phần lặp lại đó và để người xử lý ngoại lệ, chi phí giảm đáng kể mà phần lớn thời gian tiết kiệm vẫn còn nguyên. Cố ép hệ thống xử lý mọi ngoại lệ hiếm gặp là chỗ ngân sách bốc hơi nhanh nhất.
Cách thứ hai là bắt đầu bằng một quy trình, không phải năm quy trình. Làm xong một cái chạy được, bạn sẽ biết rõ hơn nhiều về việc mình thực sự cần gì cho cái tiếp theo. Tôi đã viết riêng về cách chọn quy trình đầu tiên trong bài nên tự động hóa quy trình nào trước.
Thứ đắt mà không đáng tiền
Đắt nhất không phải là một hệ thống phức tạp, mà là một hệ thống xây cho quy trình chưa ai thống nhất. Nó sẽ được sửa đi sửa lại theo từng cuộc họp, và mỗi lần sửa là một lần trả tiền. Nếu trong công ty còn hai người mô tả cùng một quy trình theo hai cách khác nhau, hãy giải quyết chuyện đó trước.
Nên chuẩn bị gì trước khi hỏi giá
Bạn không cần biết gì về công nghệ. Bạn chỉ cần trả lời được ba câu: việc này hiện đang được làm thế nào, một tháng nó chiếm khoảng bao nhiêu thời gian của bao nhiêu người, và khi làm sai thì hậu quả là gì. Có ba câu đó, một buổi trao đổi ngắn là đủ để ra con số tương đối, thay vì đoán.
Nếu bạn muốn một ước lượng cho trường hợp cụ thể của mình, hãy mô tả quy trình ở trang dịch vụ, tôi sẽ phản hồi kèm kế hoạch và báo giá.