Phần lớn các nhóm chọn sai quy trình để tự động hóa đầu tiên. Hoặc họ muốn làm tất cả cùng lúc rồi mắc kẹt, hoặc họ chọn phần công việc trông hào nhoáng nhất khi đem đi trình diễn. Cả hai cách đều bỏ qua câu hỏi thực sự quan trọng: trong tất cả những việc nhóm bạn đang làm tay, việc nào đáng đưa lên phần mềm trước tiên?
Bài này nói về cách trả lời câu hỏi đó. Đây không phải bài chào hàng. Đây là cách tôi nhìn công việc của một nhóm trước khi bắt tay xây bất cứ thứ gì.
Bắt đầu từ công việc, đừng bắt đầu từ công cụ
Trước khi so sánh phần mềm này với phần mềm kia, hãy dành một tuần quan sát công việc thực sự diễn ra thế nào. Không phải quy trình được viết trên giấy, mà cách nó chạy hàng ngày. Ai chạm vào việc gì, bao nhiêu lần, và điều gì đổ vỡ khi một người nghỉ ốm hoặc khi đang gấp.
Những ứng viên tốt cho tự động hóa thường nằm ngay trước mắt, trong những việc người ta làm nhiều tới mức không còn để ý là mình đang làm.
Khi đã nhìn rõ công việc, hãy chấm điểm từng quy trình lặp lại theo ba câu hỏi.
Ba câu hỏi để xếp hạng một quy trình
Việc này lặp lại bao nhiêu lần? Một việc diễn ra nhiều lần mỗi ngày đáng quan tâm hơn hẳn một việc mỗi quý mới làm một lần. Tần suất chính là chỗ tự động hóa hoàn vốn, vì bạn đang gỡ bỏ cùng một thao tác tay lặp đi lặp lại.
Làm sai thì tốn bao nhiêu? Có những việc làm sai cũng không sao, gõ nhầm một chữ thì có người phát hiện và sửa. Có những việc thì không. Một con số sai chỗ hiểm âm thầm làm mất tiền hoặc mất uy tín, và phải rất lâu sau mới có ai nhận ra. Sai càng đắt thì một hệ thống đáng tin càng có giá trị.
Quy tắc rõ tới đâu? Máy làm tốt những việc chạy theo quy tắc mà con người viết ra được. Máy rất kém ở những việc phải cân nhắc theo từng trường hợp. Nếu bạn giải thích được các bước cho một nhân viên mới bằng một danh sách ngắn, nhiều khả năng hệ thống cũng làm theo được.
Quy trình đạt điểm cao ở cả ba, tức là lặp nhiều, sai thì đắt, và có quy tắc rõ ràng, thường là quy trình nên bắt đầu.
Hai ví dụ rất bình thường
Một nhà phân phối đối chiếu tồn kho bằng tay. Mỗi ngày có người so số liệu trên hệ thống với hàng thực tế trong kho, gõ phần chênh lệch vào bảng tính, rồi đi truy từng chỗ lệch. Việc này diễn ra hàng ngày, tức là lặp nhiều. Một con số sai dẫn tới hết hàng hoặc tồn đọng, tức là sai thì đắt. Và các bước lần nào cũng như lần nào, tức là quy tắc rõ. Đây là ứng viên mạnh, đạt điểm cao ở cả ba câu, và cả nhóm đều thấy mệt vì nó mỗi ngày.
Giờ lấy một trung tâm tiếng Anh nhỏ theo dõi tiến độ học viên bằng bảng tính. Giáo viên cập nhật sau mỗi buổi, một người khác chép số liệu sang báo cáo gửi phụ huynh, và tới cuối khóa thì các bảng không còn khớp nhau. Việc này cũng lặp nhiều, và sai thì mất niềm tin của phụ huynh. Tới đây nghe khá giống ví dụ trên.
Nhưng hãy nhìn vào phần quy tắc. Quyết định thế nào là tiến bộ, và nói thế nào về một học viên đang chậm, đều đòi hỏi phán đoán. Phần đáng tự động hóa trước không phải là phần phán đoán đó. Phần đáng làm là việc chép số liệu và dựng báo cáo, tức là phần cơ học vòng ngoài đang ăn mất buổi tối của giáo viên. Thu hẹp lại đúng phần đó, nó trở thành một dự án đầu tiên rất tốt.
Những thứ nên tránh
Đừng tự động hóa một quy trình đang sai. Nếu các bước làm tay vốn đã sai, hệ thống chỉ giúp bạn làm sai nhanh hơn. Hãy sửa quy trình trên giấy trước, rồi mới xây.
Đừng bắt đầu từ việc hiếm khi xảy ra. Một việc mỗi quý làm một lần có thể gây khó chịu, nhưng tự động hóa nó thu lại rất ít, và bạn cũng học được ít. Để dành nó cho sau.
Và đừng cố tự động hóa cả bộ máy trong một lần. Mục đích của việc chọn quy trình đầu tiên là để ra được một thứ chạy thật, nhìn nó hoạt động, và có đủ tự tin làm cái tiếp theo. Một quy trình tự động mà cả nhóm tin tưởng có giá trị hơn nhiều một kế hoạch lớn không bao giờ rời khỏi trang trình chiếu.
Cái đầu tiên sẽ dạy bạn phần còn lại
Lý do phải chọn kỹ không chỉ nằm ở khoản tiết kiệm của riêng quy trình đó, mà nằm ở những gì bạn học được. Hệ thống đầu tiên sẽ cho bạn thấy dữ liệu của mình đang lộn xộn ở đâu, những trường hợp ngoại lệ thật sự nằm chỗ nào, và nhóm của bạn tiếp nhận một công cụ mới ra sao. Những bài học đó làm mọi quy trình sau dễ đi rất nhiều.
Vậy câu trả lời thành thật cho câu hỏi nên tự động hóa quy trình nào trước là: quy trình lặp nhiều, sai thì đắt, có quy tắc rõ ràng, và là việc mà nhóm bạn vốn đã ước gì không phải làm bằng tay. Hãy bắt đầu từ đó.
Nếu bạn muốn một góc nhìn thứ hai về việc quy trình nào là quy trình đó ở chỗ mình, đây đúng là loại việc tôi hỗ trợ ở trang dịch vụ.